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华北电力大学审计档案管理办法

  

  第一条  为了加强学校审计档案工作,提高审计案卷质量,根据《中华人民共和国审计法》、《中华人民共和国档案法》、审计署《审计机关审计档案工作准则》、《华北电力大学档案管理办法》《华北电力大学工程建设档案管理办法》, 结合审计工作的具体情况,制定本办法。

  第二条  档案是指审计活动中直接形成或取得的、具有保存价值的原始资料和各种形式的记录。

  第三条  各专业类别的审计业务具体经办人员为本专业审计档案的档案员,负责本专业类别的档案收集、立卷、归档工作。各档案员为本业务立卷人,分管本业务的处级领导为该档案的审核人。各档案员要接受档案部门的业务指导和培训,确保审计档案的系统性、完整性和规范性。

  第四条  审计档案按项目立卷,以审计项目为单位,一个审计项目的文件材料立成一卷或数卷。一般不应把两个或两个以上的审计项目文件材料合并立为一卷,跨年度的审计项目,在项目审计终结的年度立卷。各项目的归档在项目结束后一个月内完成,因特殊情况不能及时归档的项目最晚必须在次年5月底前移交到学校档案室。

  第五条  审计档案分为审计业务资料和行政管理文书两大类,并实行分开立卷的原则。

  1、审计业务资料

  1)上级审计部门及校领导对审计立项的指示、批示和下达的审计项目任务文件;

  2)审计项目计划或方案;

  3)审计通知书;

  4)审计报告及校领导审定审计报告的批示或会议记录摘要;

  5)审计报告所列问题的证明材料及有关调查会议记录、审计工作底稿;

  6)被审计单位对审计报告的书面意见;

  7)有关审计处理的请示及校领导的批示;

  8)审计意见书(含复审)和审计决定;

  9)被审计单位关于执行审计意见书和审计决定的复审申请,及有关申诉材料;

  10)被审计单位关于执行审计意见书和决定情况的报告;

  11)工程审计应包括调阅的工程资料清单目录及形成的审核报告、审核意见或建议。

  12)科研经费结题审计应包括报审项目的项目立项书(纵向或为计划书,横向或为合同)、课题经费结题报告或审计报告、经费收支明细账、收支明细汇总表及与预算的差额表、调账说明或预算经费调整说明(如有涉及)、仪器设备验收单(如有涉及)。

  13)与审计业务有关的其他材料。

  2、行政管理文书

  1)上级主管部门及学校下发的各种有关文件;

  2)学校及审计部门制定的内审工作管理规章制度、工作实施细则等有关文件;

  3)审计工作总结及计划;

  4)向上级主管部门报送的材料、报表等;

  5)学校下属单位上报的材料、报表等;

  6)群众来信来访记录;

  7)其他行政管理文书材料。

  第六条  卷内文件的排列顺序,一般采用单元排列法。即将需立卷归档的文件材料分为结论性文件材料、证明性文件材料和立项性文件材料三个单元,每个单元内再根据不同情况和需要按不同顺序排列。

  第七条  审计案卷内文件的排列规则是:正件在前,附件在后;定稿在前,修改稿在后;批复在前,请示在后;批示在前,报告在后;重要文件在前,次要文件在后;汇总文件在前,原始性文件在后。

  第八条  以卷为单位,对卷内文件材料逐页在有关文字材料的正面右上角、背面左上角,用阿拉伯数字顺序编写页号。

  第九条  审计档案的保管期限按照审计项目案卷的保存价值确定,分为永久和定期两类,具体按照国家有关规定执行。

  第十条  审计档案在移交档案馆之前管理遵守以下规定:

  1)档案一般不对外借阅,确需借阅者,必须经审计部门负责人批准。

  2)审计档案只能在审计处办公室查阅,无特殊情况不得带出室外。

  3)需抄录的,必须经过审查同意才能抄录带走,不能抄录与借阅目的无关的资料。

  4)未经同意,不准照相、复制。

  5)不准抽取、涂抹、撕毁任何资料。

  6)涉及经济犯罪案件,确需抽调某些审计档案作为主案依据的,应由检查或司法机关出具证明。审计档案管理人员可按被抽调资料原样进行复制,并附上证明材料,归入审计档案,已备查考。

  第十一条  本办法由审计处负责解释。

  第十二条  本办法自发布之日起执行。

  

    审计处            

2018626