第一条 为规范我校审计档案管理，维护审计档案的完整与安全，提高审计档案质量，充分发挥审计档案作用，根据审计署、国家档案局《审计机关审计档案管理规定》、中国内部审计协会《内部审计具体准则——审计档案工作》《华北电力大学档案管理办法》等有关规定，结合学校审计工作实际，制定本办法。

第二条 本办法所称审计档案，是指审计活动中形成的具有保存价值的各种载体的历史记录和原始资料，是学校档案的重要组成部分。本办法所称档案主要由审计文书档案和审计项目档案组成。

第三条 本办法所称审计档案管理是对应纳入审计档案的材料进行收集、整理、立卷、移交、保管、保护和利用的活动。

第四条 审计项目档案遵循按性质分类、按单元排列、按项目组卷的原则立卷，立卷实行审计组长负责制，按照“谁审计、谁立卷”的原则，档案管理按照档案法规有关“三纳入”、“四同步”的原则进行责任制管理。

学校档案部门负责审计档案的工作规范、指导、培训、著录、排架、保管、保护、保密、安全、利用和服务等职责。

学校审计部门是审计档案的归档主责单位，主要负责落实审计档案材料的形成、收集、整理、暂存、立卷、审核、移交、保密和安全等工作规范，负责审计档案移交前的日常管理职责。

学校审计部门负责人对审计档案移交前的日常管理全面负责；审计组组长对审计项目的立卷质量负责；各审计项目组主审对项目档案的归档工作负责；审计项目档案必须指定专人负责收集、整理、并以卷归档；审计文书档案由管理人员按照《华北电力大学档案管理办法》以件归档，施行“谁产生谁归档”原则。

第五条 审计档案包括纸质和电子类，纸质审计档案主要包括下列要素：

（一）审计文书档案以件归档要素：

1.归档单；

2.归档材料。

其中：附件为材料的有机组成，和正件视为一件归档。

（二）审计项目档案以卷归档要素：

1.案卷封面；

2.卷内材料目录；

3.审计项目查阅材料清单；

4.卷内材料；

5.案卷备考表。

其中：不同审计项目一般不得合并立卷。跨年度的审计项目，在审计终结的年度立卷。

第六条 审计文书档案分类和归档范围：

(一）审计文书档案分为公文和普通文书

（二）审计文书档案归档范围：

1.上级审计部门及学校下发的各种有关文件；

2.学校有关审计工作的上行文、函件；

3.校内审计规章制度；

4.审计工作的签报、简报、总结、规划、报告、计划；

5.向上级报送的材料、统计表、报表等；

6.其他与审计工作有关的重要材料。

第七条 审计项目档案的分类和归档范围

（一）审计项目档案的分类:

1.审计项目档案分为工程类和非工程类两大类；

2.非工程类分为财务类、科研类、管理类、其他类。

（二）审计项目档案的归档范围：

1.立项类材料，如审计项目计划、学校领导批示、审计委托书、审计通知书、审前调查记录、项目审计方案等；

2.证明类材料，如审计承诺书、审计工作底稿、审计证据等；

3.结论类材料，如审计报告、校领导审批意见、审计报告征求意见书、被审计单位反馈意见、审计报告签收单、被审计单位整改报告等；

4.备查类材料，审计管理建议书、审计业务会议相关记录纪要、审计工作备忘等与审计项目紧密联系且不属于前三类的其他材料。

（三）经济责任审计、财务收支审计、管理审计、专项审计、科研审计等非工程类审计项目应归档的材料主要包括：

1.立项类材料：审计委托书、审计立项（通知）书、项目审计方案等；

2.证明类材料：审计承诺书；审计工作底稿和相应的审计取证单；审计报告签收单；

3.结论类材料：审计报告正式稿；学校领导的审批意见；被审计单位或人员对审计报告征求意见稿的反馈意见；审计报告征求意见书；审计整改报告、整改通知书、整改清单及相关支撑材料；

4.备查类材料：审计管理建议书；审计业务会议相关记录纪要、审计工作备忘等；

5、其他材料：与审计项目紧密联系且不属于前三类的其他重要材料，如经责审计的履职报告和工作总结等。

（四）工程类审计项目应归档的材料主要包括：

1.立项类材料：工程、招标控制价报审表或招标文件报审书等；

2.证明类材料：工程报审材料清单等；

3.结论类材料：工程验证书、工程结算报告、工程量清单及招标控制价审核报告、招标文件审计意见、工程审签申报书等；

4.备查类材料：审计管理建议书、审计业务会议相关记录纪要、审计工作备忘、项目说明及初审意见等。

第八条 审计档案各类材料的形成和排列规范

（一）审计档案材料的形成排列规范

1.结论类材料：按逆审计程序、结合其重要程度进行排列；

2.立项类材料：按形成的时间顺序、结合其重要程度进行排列；

3.证明类材料：按与审计报告所列事项及问题相对应的顺序、结合其重要程度进行排列；

4.备查类材料：按形成的时间顺序、结合其重要程度进行排列。

（二）审计档案内每组材料之间的形成排列规范

1.正件在前，附件在后；

2.定稿在前，修改稿、征求意见稿在后；

3.批复在前，请示在后；

4.批示在前，报告在后；

5.重要文件在前，次要文件在后；

6.汇总性文件在前，原始性文件在后。

第九条 审计档案材料整理立卷要求：

（一）材料整理要求规范

1.拆除卷内材料上的金属物；

2.破损和褪色的材料应当修补或复制；

3.卷内材料装订部分过窄或有文字的，用纸加宽装订；

4.卷内材料字迹难以辨认的，应附抄件加以说明；

5.卷内材料一般不超过200页装订。

（二）材料立卷要求规范

1.案卷封面应当采用硬卷皮封装；

2.卷内材料目录应当按卷内材料的排列顺序和内容编制；

3.卷内材料应当逐页注明顺序编号；

4.案卷备考表应当填写立卷人、检查人、立卷时间以及情况说明。

第十条 审计项目档案归档时间和移交要求

（一）审计项目档案归档时间要求

1.在审计项目实施过程中应当及时收集审计项目的文件材料，在审计终结7日内按立卷方法和规则进行归类整理、鉴别、取舍和归档，做到审结卷成、定期归档；

2.委托社会中介机构协助实施的审计项目，需在审计终结15日内向学校审计部门提供完整的审计资料，相关电子文档应随纸质材料一并移交。

（二）审计项目档案的移交要求

1.立卷人完成立卷并经审计组组长审核后，按规定进行编目，经学校审计部门负责人审批于立卷的次年5月31日前与学校档案部门办理移交手续；

2.上述纸质档案如有电子文档，应与纸质文档同步建档并同步移交归档。电子文档管理按照《华北电力大学电子档案管理实施办法》执行。

（三）审计档案移交的质量控制要求

1.审计档案材料真实、完整、有效、规范；

2.归档遵循档案材料的形成规律和特点，保持档案材料之间的有机联系；

3.科学区别档案材料的重要程度，便于保管和利用。

第十一条 审计档案利用流程和要求

（一）审计档案利用流程

1.一般仅限学校审计部门内部工作需要；

2.学校审计部门以外的单位、人员一般不得直接查阅，确因特殊情况需要查阅审计档案或者出具审计档案证明的，须经学校审计部门负责人批准；

3.涉及经济犯罪案件，确需抽调某些审计档案作为主案依据的，应由检查或司法机关出具证明。审计档案管理人员可按被抽调资料原样进行复制，并附上证明材料，归入审计档案，已备查考。

（二）审计档案利用要求

1.审计档案原则上只能在档案室查阅，无特殊情况不得带出室外；

2.审计人员可借阅本部门归档的档案；

3.利用档案需抄录的，必须经过审查同意才能抄录带走，不能抄录与借阅目的无关的资料；

4.未经同意，不准照相、复制；

5.严禁抽取、涂抹、撕毁任何资料。

第十二条 审计档案的保存期限、定密解密、档号编制、著录排架、开放销毁、保管保护、安全保密等事宜由学校档案部门按照国家和学校有关规定执行。

第十三条 本办法由学校审计部门会同学校档案部门解释。

第十四条 本办法自2021年7月6日起施行。